Sachspende an den Verein bescheinigen: Wert, Muster und Pflichtangaben
Kurz beantwortet: Ein Verein darf Sachspenden bescheinigen, aber nicht mit dem Muster für Geldzuwendungen. Für Sachzuwendungen gibt es ein eigenes amtliches Muster. Hineingehören eine genaue Beschreibung des Gegenstands mit Alter, Zustand und Kaufpreis sowie die Herkunft: Privatvermögen oder Betriebsvermögen. Davon hängt der Wert ab. Aus dem Privatvermögen zählt der gemeine Wert, also der heute erzielbare Preis, nicht der Neupreis. Und: Arbeitsleistungen und Nutzungen sind keine Sachspenden.
Was als Sachspende zählt und was nicht
Der Ausgangspunkt steht in § 10b Abs. 3 Satz 1 EStG: Als Zuwendung gilt auch die Zuwendung von Wirtschaftsgütern, mit Ausnahme von Nutzungen und Leistungen. Dieser Halbsatz sortiert in der Praxis fast alle Streitfälle:
| Fall | Sachspende? | Warum |
|---|---|---|
| Gebrauchte Musikinstrumente, Trikotsatz, Laptop, Werkzeug | Ja | Übertragung eines Wirtschaftsguts in das Vereinsvermögen |
| Baumaterial für das Vereinsheim, Lebensmittel für das Sommerfest | Ja | Ebenfalls Wirtschaftsgüter, Wert ist hier meist der Einkaufspreis |
| Ein Handwerker renoviert unentgeltlich den Vereinsraum | Nein | Leistung, ausdrücklich ausgenommen. Möglich nur als Aufwandsspende |
| Ein Mitglied stellt kostenlos einen Transporter oder eine Halle bereit | Nein | Nutzung, ebenfalls ausgenommen |
| Ein Betrieb verzichtet auf die Bezahlung einer bereits gestellten Rechnung | Nein | Das ist ein Forderungsverzicht und läuft als Geldspende, nicht als Sachspende |
Der Wert: die entscheidende Angabe
Bei Geldspenden ist der Betrag klar, bei Sachspenden muss er ermittelt werden. Das Gesetz unterscheidet nach der Herkunft des Gegenstands, und genau deshalb enthält das amtliche Muster dazu Ankreuzfelder.
Aus dem Privatvermögen: der gemeine Wert
Maßgebend ist der gemeine Wert des Gegenstands (§ 10b Abs. 3 Satz 3 EStG), also der Preis, der bei einer Veräußerung im Zeitpunkt der Zuwendung zu erzielen wäre. Für ein sieben Jahre altes Klavier ist das nicht der Neupreis von damals, sondern der heutige Marktpreis für ein vergleichbares Instrument in vergleichbarem Zustand.
Eine Ausnahme gilt, wenn ein Verkauf des Gegenstands steuerpflichtig wäre, etwa bei einer Beteiligung von mindestens 1 % an einer Kapitalgesellschaft (§ 17 EStG) oder bei einer Immobilie, die dem Spender weniger als zehn Jahre gehört (§ 23 EStG). Dann sind die fortgeführten Anschaffungs- oder Herstellungskosten anzusetzen. Solche Fälle gehören in die Hand eines Steuerberaters.
Aus einem Betriebsvermögen: der Entnahmewert
Stammt die Sache aus einem Betrieb, bemisst sich die Zuwendungshöhe nach dem Wert, der bei der Entnahme angesetzt wurde, und nach der Umsatzsteuer, die auf die Entnahme entfällt (§ 10b Abs. 3 Satz 2 EStG). Der Entnahmewert ist grundsätzlich der Teilwert, kann aber der Buchwert sein, wenn der Gegenstand unmittelbar nach der Entnahme für steuerbegünstigte Zwecke gespendet wird (Buchwertprivileg, § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 4 und 5 EStG).
Praktisch heißt das: Diesen Wert liefert der spendende Betrieb, nicht der Verein. Der Verein übernimmt die Angabe des Zuwendenden und bescheinigt sie.
| Privatvermögen | Betriebsvermögen | |
|---|---|---|
| Wertansatz | gemeiner Wert (heute erzielbarer Preis) | Entnahmewert plus darauf entfallende Umsatzsteuer |
| Wer ermittelt | der Verein, auf Grundlage von Belegen | der spendende Betrieb |
| Unterlagen zur Wertermittlung | erforderlich, in die Buchführung aufnehmen | nicht erforderlich |
| Ankreuzfeld im Muster | „stammt aus dem Privatvermögen" | „stammt aus dem Betriebsvermögen" |
Wenn der Spender keine Angaben macht
Das amtliche Muster kennt diesen Fall und hält dafür ein eigenes Kästchen vor: „Der Zuwendende hat trotz Aufforderung keine Angaben zur Herkunft der Sachzuwendung gemacht." Der Verein muss die Herkunft also erfragen, und wenn keine Antwort kommt, wird das genau so dokumentiert. Erfinden ist keine Option, und stillschweigend „Privatvermögen" anzukreuzen ist eine falsche Angabe.
Unterlagen zur Wertermittlung
Bei Sachspenden aus dem Privatvermögen hat der Verein anzugeben, welche Unterlagen er zur Ermittlung des angesetzten Wertes herangezogen hat. In Betracht kommen laut BMF-Schreiben ein Gutachten über den aktuellen Wert oder die ursprüngliche Rechnung unter Berücksichtigung der Abnutzung. Diese Unterlagen sind zusammen mit der Zuwendungsbestätigung in die Buchführung aufzunehmen. Das Muster enthält dafür ein eigenes Ankreuzfeld.
Für die Praxis heißt das: Bevor die Bescheinigung geschrieben wird, gehört etwas in den Ordner. Ein Foto des Gegenstands, die alte Rechnung, ein Ausdruck vergleichbarer Angebote, bei größeren Werten ein Gutachten. Nicht schön, aber es ist genau das, was bei einer Prüfung verlangt wird.
Das amtliche Muster für Sachzuwendungen
Sachzuwendungen werden mit einem eigenen Vordruck bescheinigt. Er trägt die Überschrift „Bestätigung über Sachzuwendungen" und unterscheidet sich vom Geld-Muster vor allem durch das Beschreibungsfeld und die Ankreuzfelder zur Herkunft. Wortlaut und Reihenfolge dürfen nicht verändert werden.
Diese Felder sind Pflicht:
- Aussteller: Bezeichnung und Anschrift des Vereins
- Name und Anschrift des Zuwendenden
- Wert der Zuwendung in Ziffern und in Buchstaben, dazu der Tag der Zuwendung
- Genaue Bezeichnung der Sachzuwendung mit Alter, Zustand, Kaufpreis usw. — „Sportgeräte" genügt nicht
- Herkunft: Betriebsvermögen, Privatvermögen oder keine Angaben des Zuwendenden
- Ankreuzfeld, dass geeignete Unterlagen zur Wertermittlung vorliegen
- Freistellungsbescheid oder § 60a-Feststellung mit Finanzamt, Steuernummer, Datum und begünstigtem Zweck
- Bestätigung der zweckgebundenen Verwendung, Ort, Datum, Unterschrift
- Der Hinweisblock am Fuß des Musters, der nie entfernt werden darf
Die fünf häufigsten Fehler
- Neupreis statt gemeiner Wert. Der Spender nennt, was er damals bezahlt hat. Bescheinigt wird, was die Sache heute wert ist.
- Arbeitsleistung als Sachspende. Ausdrücklich ausgeschlossen, siehe oben.
- Sachspende in die Geld-Sammelbestätigung gepackt. Falsches Muster, angreifbare Bescheinigung.
- Gegenstand nur pauschal beschrieben. Das Muster verlangt Alter, Zustand und Kaufpreis.
- Keine Unterlagen im Ordner. Bei Sachspenden aus dem Privatvermögen gehört die Grundlage der Wertermittlung in die Buchführung.
Umsatzsteuer beim spendenden Unternehmen
Entnimmt ein Unternehmen einen Gegenstand aus dem Betriebsvermögen, um ihn zu spenden, kann das umsatzsteuerlich eine unentgeltliche Wertabgabe sein. Die darauf entfallende Umsatzsteuer ist Teil des Zuwendungswerts (§ 10b Abs. 3 Satz 2 EStG). Diese Berechnung ist Sache des Unternehmens und seines Beraters, nicht des Vereins. Der Verein bescheinigt den Wert, den der Zuwendende angibt.
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Ist eine Arbeitsleistung eine Sachspende?
Nein. § 10b Abs. 3 Satz 1 EStG nimmt Nutzungen und Leistungen ausdrücklich aus. Bescheinigungsfähig wird das nur als Aufwandsspende, und dafür muss der Erstattungsanspruch vorher eingeräumt worden sein.
Wer bestimmt den Wert, der Spender oder wir?
Bei Sachen aus dem Privatvermögen ermittelt der Verein den gemeinen Wert und muss die Grundlage dafür belegen können. Bei Sachen aus einem Betriebsvermögen liefert der Betrieb den Entnahmewert samt Umsatzsteuer. In beiden Fällen unterschreibt am Ende der Verein und haftet für die Richtigkeit.
Brauchen wir eine Rechnung vom Spender?
Zwingend nicht, aber der Verein muss angeben, welche Unterlagen zur Wertermittlung gedient haben. Eine alte Rechnung ist die einfachste Grundlage, sonst kommen Vergleichsangebote oder bei hohen Werten ein Gutachten in Betracht.
Sachspende und Geldspende vom selben Spender, eine Bescheinigung?
Nein. Die Geldspenden können in eine Sammelbestätigung, die Sachspende braucht ihre eigene Bestätigung über Sachzuwendungen.
Gilt für Sachspenden auch die 300-Euro-Grenze?
Der vereinfachte Zuwendungsnachweis bis 300 € setzt einen Zahlungsbeleg wie einen Kontoauszug voraus. Bei einer Sachspende gibt es keinen Zahlungsvorgang, deshalb hilft die Vereinfachung dort nicht. Wer eine Sachspende absetzen will, braucht eine Bestätigung.